Comment classer les archives communales ?

Comment classer les archives ?Le règlement des archives communales de 1926 qui organise les archives selon des séries thématiques désignées par des lettres alphabétiques.La circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983 qui instaure le classement dit « en continu ou W», qui organise les archives par service producteur.

Comment se fait le classement des archives ?

Les dossiers doivent être classés dans des séries qui couvrent de manière ordonnée, l'ensemble d'une thématique commune, d'un cadre chronologique, d'une suite géographique ou alphabétique etc. ; Les séries doivent être classées selon les fonctions exercées au sein de l'organisme.

Comment organiser l’archivage ?

Les 4 étapes principales de l'archivage de documents dans une entreprise

1. 1 – L'identification et l'authentification des archives. …
2. 2 – Le stockage des archives. …
3. 3 – La conservation et la consultation des archives. …
4. 4 – La destruction ou le classement final des documents archivés.

Comment faire un bon classement ?

Les principaux paramètres à considérer pour faire un bon classement

1. L'accessibilité : il est nécessaire de classer les dossiers de manière à ce qu'il soit facile d'y accéder. …
2. La clarté des noms : vous devez attribuer des noms clairs et lisibles aux dossiers ou classeurs que vous créez.

Quelles archives conserver en mairie ?

Les registres de délibérations les plus récents, les bases de données, les documents d'urbanisme, les dossiers de marchés publics ou les dernières listes électorales, en un mot tous les documents produits ou reçus par les communes et les intercommunalités, sont des documents d'archives et relèvent du droit des archives …

Quels sont les trois modes principaux de classement utilisés ?

Afin de choisir correctement le classement pour lequel vous opterez, voici les principaux types de classement existant.

• Le classement alphabétique des documents. Les classements par ordre alphabétique sont probablement les plus courants. …
• Le classement chronologique des documents. …
• La classification thématique des dossiers.

Quelles sont les différents types de classement ?

On distingue les classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal. Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, départements, villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement. Un tableau regroupe les régions dans l'ordre alphabétique.

Quelle est la première étape du classement des documents ?

Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé. Une fois le délai de conservation passé, vous pouvez éliminer le document.

Quels sont les papiers que l’on doit garder et combien de temps ?

Banque

Type de document	Durée de conservation
Chèque à encaisser	1 an et 8 jours
Contrat de crédit immobilier et crédit à la consommation + justificatifs	2 ans
Dossier concernant un compte (compte courant, PEL, livret A…) Exemple : convention d'ouverture de compte	5 ans

Quels documents archiver et combien de temps ?

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Comment classer les documents administratifs ?

Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.

Comment catégoriser les documents ?

Il existe un classement par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou selon le type du contenu. Il est important de mettre à jour régulièrement les archives afin de faciliter le clasement.

Quelles sont les différentes méthodes de classement ?

On distingue les classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal. Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, départements, villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement. Un tableau regroupe les régions dans l'ordre alphabétique.

Où jeter les vieux relevés de compte ?

Si vous possédez un jardin, vous avez la possibilité de faire un petit feu de joie pour brûler vos papiers sensibles. Néanmoins, l'option la plus sécurisée est d'utiliser une broyeuse aussi appelée destructeur de documents.

Où jeter ses talons de chèques ?

La meilleure solution : acquérir un broyeur-destructeur de papier pour particulier. Côté entreprise, le marché du broyage et de la destruction sécurisée existe. C'est même une obligation légale pour elles.

Quel sont les types d’archivage ?

Renseignez-vous sur les différents délais de conservation des documents pour une administration et une personne morale publique ou un particulier, une entreprise, une association.

• Archives courantes. Les archives courantes. …
• Archives intermédiaires. Les archives intermédiaires. …
• Archives définitives. Les archives définitives.

Quels sont les différents types de classement ?

Modes de classement

• alphabétique,
• chronologique,
• géographique/topographique,
• thématique,
• distinction entre documents reçus et documents envoyés (pour la correspondance).

Quand on est à la retraite Faut-il garder ses bulletins de salaire ?

• Peut-on détruire les fiches de paie à la retraite ? C'est en effet possible. Le même site recommande cependant de garder ses fiches de paie après le départ en retraite (notamment pour le calcul de la rente en cas de maladie professionnelle pendant la retraite).

Est-ce qu’il faut garder les fiches de paie après la retraite ?

Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.

Quelle est la différence entre Classer et archiver ?

• – Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. – L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.

Quelles sont les 2 supports d’archivage ?

Quelques différences entre les 2 types d'archivage.

Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.

Quand jeter les papiers d’une personne décédée ?

Les papiers officiels relatifs à la famille sont à conserver pour une durée illimitée (contrat de mariage, livret de famille, acte de reconnaissance d'un enfant, jugement de divorce ou d'adoption…). Le livret de famille du défunt, ainsi que sa pièce d'identité permettent d'obtenir l'acte de décès.

Quels papiers détruire ?

> 5 ans : relevés bancaires et talons de chèque, factures EDF, GAZ et eau ; > 3 ans : quittances de loyer, bail ; > 2 ans : remboursements de santé de l'assurance maladie et mutuelle ; > 1 an : facture de téléphone et Internet.

Quelles sont les méthodes de classement des documents ?

On distingue plusieurs modes de classement des dossiers, dont voici les principaux :

• alphabétique,
• chronologique,
• géographique/topographique,
• thématique,
• distinction entre documents reçus et documents envoyés (pour la correspondance).

Quelle est la différence entre le classement et l’archivage ?

– Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. – L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.

Quelles sont les trois grandes fonctions des archives ?

Une discipline intégrée et systémique. En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.